„Home-Office bei Auftragsverarbeiter“

21.04.2020

...bezüglich der eigenen Organisation überdenken müssen.
Ein wichtiger Aspekt hierbei ist die Sicherstellung der Verfügbarkeit des Unternehmens. Fallen Mitarbeiter aus, so sollte das Unternehmen, wenn auch gegebenenfalls reduziert, weiter tätig bleiben können.
So sind viele Unternehmen auf die Möglichkeit des Home-Office gestoßen.
Aber hier ist die Frage, ob dies einfach so umgesetzt werden darf. Oder müssen insbesondere bei Auftragsverarbeiter bestimmte Punkte beachtet werden?

Auch, wenn Sie nicht selbst Auftragsverarbeiter sind, so sollten Sie dennoch weiter lesen. Denn in den meisten Fällen hat jedes Unternehmen Dienstleister, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung unterstützen, zum Beispiel die externe IT.

Im besten Fall gibt es bereits eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
Allerdings ist hier vermutlich nicht konkret geregelt, ob Home-Office bei dem Auftragsverarbeiter erlaubt ist. Dürfen deren Mitarbeiter in den eigenen Privaträumen mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers arbeiten?

Viele Unternehmen haben verständlicherweise aufgrund des entstandenen Chaos und auch aufgrund der Panik bzw. Ungewissheit (Wie geht es weiter?) den Datenschutz ein wenig nach hinten gedrängt um das Unternehmen schlichtweg über Wasser zu halten.
Nichtsdestotrotz sollten die Geschäftsführungen nun das Thema Datenschutz wieder ein wenig nach vorne holen. Wir müssen davon ausgehen, dass dies nicht die letzte Krise in dem Umfang ist bzw. war und sollten somit daraus lernen.
Das bedeutet konkret, dass Ihre vorhandenen AVVs eigentlich angepasst werden müssen, da sonst von einer nicht erlaubten Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Privaträumen der/des jeweiligen Arbeitnehmerin/Arbeitnehmers auszugehen ist.

Fazit
Nun gibt es zwei datenschutzkonforme Möglichkeiten. Erstens. Sie aktualisieren alle vorhandenen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen durch Komplettaustausch. Oder zweitens. Sie nutzen Ergänzungen zu den vorhandenen Vereinbarungen.
Eine solche Ergänzungsvereinbarung finden Sie beispielhaft als Anlage. Sofern AVVs neu abgeschlossen werden müssen, sollte man natürlich die aktualisierte Version mit dem Baustein „Home-Office“ nehmen.
Unabhängig von der Wahl der Variante, sollten Sie auf jeden Fall vorab mit ihrem Auftraggeber dieses Thema besprechen.
Sollten Sie in der Position des Auftraggebers sein, dann ist es empfehlenswert, dass Sie ihre Dienstleister dahingehend ansprechen.
Die nicht datenschutzkonforme Variante möchte ich Ihnen aufzeigen, aber auf keinen Fall empfehlen. Sie beachten diesen Umstand nicht, lassen alles beim alten und hoffen, dass diese Lücke nie auf Ihre Füße fällt.

Eins noch. Unabhängig von der geschilderten Notwendigkeit, bedarf es einen datenschutzrechtliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Aber hierüber hatte ich ja bereits berichtet.

Es bleibt spannend!

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